Förnyelse av ledningssystemet kräver mer än revisioner En praktisk handlingsplan Många organisationer försöker förnya sina ledningssystem genom fler interna revisioner, fler checklistor och mer dokumentation. Det fungerar sällan. Revisioner är viktiga, men de är främst kontrollinstrument. De visar hur systemet fungerar – men de förändrar det inte i sig.
Om ett ledningssystem ska bli relevant igen krävs handlingsplan för utveckling.
1. Börja i verksamheten – inte i standarden Ett vanligt misstag är att börja med kraven i standarden.
Börja istället med verksamheten:
– Hur skapas värde för kunden?
– Vilka processer är avgörande?
– Var uppstår risker och störningar?
När detta är tydligt blir det mycket lättare att koppla systemet till kraven i standarder som exempelvis ISO 9001 eller ISO/IEC 27001.
2. Kartlägg verkliga arbetssätt I många organisationer beskriver ledningssystemet hur man borde arbeta, medan verksamheten visar hur man faktiskt arbetar.
Förnyelse kräver att man:
– kartlägger de verkliga arbetsflödena
– identifierar flaskhalsar
– ser var ansvar och beslut egentligen ligger. Ofta räcker det med några workshops med nyckelpersoner för att få en realistisk bild.
3. Identifiera vad som inte används Ett gammalt ledningssystem innehåller nästan alltid:
– rutiner som ingen använder
– dokument som ingen uppdaterar
– kontroller som inte ger något värde. Ett viktigt steg är därför att rensa. Fråga:
– används detta i praktiken?
– hjälper det verksamheten?
– skapar det bättre beslut? Om svaret är nej kan det ofta tas bort.
4. Koppla systemet till ledningens styrning Ett ledningssystem ska hjälpa ledningen att styra verksamheten. Det ska koppla till:
– mål och nyckeltal
– risker
– uppföljning av prestation.
När ledningen använder systemet i sitt dagliga arbete blir det automatiskt mer relevant.
5. Gör revisioner till ett utvecklingsverktyg Interna revisioner ska inte bara kontrollera efterlevnad utan också ställa frågor som:
– Var finns förbättringspotential?
– Var uppstår onödigt arbete?
– Vilka processer fungerar inte som tänkt?
På så sätt kan revisioner bidra till utveckling istället för enbart kontroll.
6. Inför kontinuerlig utveckling Ett modernt ledningssystem bör inte ses som ett projekt utan som en kontinuerlig utvecklingsprocess. Det kan exempelvis innebära:
– kvartalsvisa förbättringsmöten
– regelbunden uppdatering av processer
– systematisk uppföljning av risker och incidenter. På så sätt hålls systemet levande.
Sammanfattning Revisioner är viktiga, men de räcker inte för att förnya ett ledningssystem. Förnyelse kräver att man:
1. utgår från verksamheten
2. kartlägger verkliga arbetssätt
3. rensar bort det som inte används
4. kopplar systemet till ledningens styrning
5. använder revisioner för utveckling.
När detta görs blir ledningssystemet åter ett verktyg för styrning och förbättring, inte bara för certifiering.